Come gestire il tempo in 4 passi

 

Come gestire il tempo? Gestire il tempo è un’illusione, perché sul tempo hai zero controllo!

Hai potere e controllo solo su di te!

In questo articolo scoprirai  in 4 passi come diventare più efficace.

Buona lettura 🙂

 

Come gestire il tempo

 

Avere una buona gestione del proprio tempo è indissociabile alla riuscita professionale e a un buon mantenimento del benessere generale.

Al contrario una cattiva gestione, non del tempo (che ovviamente non possiamo gestire in quanto risorsa non cumulabile e immutabile), ma di noi stessi attraverso il tempo, è fonte primaria di stress.

Una cattiva gestione del tempo conduce a:

  • Esaurimento
  • Errori
  • Sentimenti di insoddisfazione della nostra vita
  • Perdita di fiducia nelle nostre capacità
  • Demotivazione
  • Senso di colpa
  • Pensieri negativi “Non ne posso più” “Sono inefficace” “Non ho tempo per fare niente

Imparare a gestirsi correttamente significa raggiungere un equilibrio soddisfacente tra gli investimenti di vita personale e professionale.

Il processo prevede 4 passi fondamentali:

  1. Consapevolezza del problema e chiarificazione dei tuoi valori di vita
  2. Formulazione di obiettivi specifici
  3. Azione
  4. Costanza nel perseguire gli obiettivi e superare gli ostacoli

 

Come gestire il tempo – Identifico ciò che per me è importante, i miei valori!

 

Il primo passo per qualsiasi cambiamento è la presa di coscienza del problema.

Essere consapevoli delle nostre abitudini ci consente di individuare chiaramente quelle che vogliamo abbandonare.

La prima domanda da farsi per imparare a gestirsi meglio è “Come passo il mio tempo?

La seconda domanda, non meno importante della prima è “Cos’è per me importante nella vita?” “Quali sono le mie priorità? I soldi?, La carriera?, La salute?, La famiglia?, Gli amici?...

E’ rispondendo a questi quesiti, identificando i tuoi valori profondi che potrai trovare motivazione ed energia per migliorare la tua gestione personale senza rimorsi ne rimpianti

Gestire il tempo – Il tuo inventario

In questa prima fase ti consiglio di fare un piccolo inventario delle tue giornate nell’arco di una settimana.

Dividi un foglio in 4 colonne: durata – attività – importanza attribuita all’attività (su scala da 0 attività inutile a 3 attività con priorità forte) – commenti

Questa analisi settimanale ti permetterà di fare un’istantanea di come passi il tuo tempo, di come valuti le attività in riferimento ai tuoi valori di vita e di determinare se il tempo che concedi alle attività è direttamente proporzionale al valore/importanza dell’attività.

Questa analisi ti permette di prepararti alla seconda fase: la corretta formulazione degli obiettivi.

 

Gestire il tempo – Formulo obiettivi specifici!

 

Il secondo passo consiste nel formulare obiettivi reali e specifici tenendo conto del tuo contesto professionale e personale.

  • Che obiettivi ti dai a corto/medio/lungo termine?
  • Che obiettivi ti dai relativamente a ciò che è realmente importante per te?

Un criterio importante per la buona formulazione dell’obiettivo è renderlo S.M.A.R.T.

Cosa sono gli obiettivi S.M.A.R.T.?

Gli obiettivi S.M.A.R.T. sono un’idea relativamente nuova. Se ne inizia a sentir parlare nel 1981, quando George T. Doran, consulente ed ex direttore della pianificazione aziendale per Washington Water Power Company, ha pubblicato un documento intitolato “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”.

In questo documento, G. Doran introduce l’acronimo S.M.A.R.T. come criterio per incentivare le possibilità di successo nel raggiungimento di un obiettivo.

Il significato dell’acronimo S.M.A.R.T.  è:

  • S = Specific (Specifico)
  • M = Measurable (Misurabile)
  • A = Achievable (Realizzabile)
  • R = Relevant (Rilevante)
  • T = Time-based (Temporizzabile)

S: (Specific) Specifico (per esempio ogni giorno 30 minuti dedicati alla camminata veloce è un obiettivo specifico paragonato a dimagrire che è molto vago)

M: (Measurable) Misurabile (30 minuti di camminata veloce ogni giorno piuttosto che camminare di più ogni giorno che non è quantificabile)

A: (Achievable) Realizzabile (nel nostro esempio la domanda da farti è “Ho 30 minuti di tempo da dedicare ogni giorno alla camminata veloce, considerato i miei impegni professionali e personali?”).  Il tuo obiettivo deve essere raggiungibile e realizzabile prendendo in considerazione le risorse di cui disponi.
In questa fase, devi pensare attentamente a come raggiungere l’obiettivo e se hai gli strumenti e le competenze necessarie. Se pensi di non possedere gli strumenti e le abilità necessarie, pensa a cosa potrebbe servirti per acquisirli.

R: (Relevant) Rilevante (“Quale giovamento apporterebbe alla tua vita camminare velocemente per 30 minuti ogni giorno?”,  “Quali i benefici? Quali gli effetti collaterali?”). Gli obiettivi S.M.A.R.T devono essere rilevanti, cioè utili in termini di costo/opportunità per la tua vita. Quando parliamo di obiettivo rilevante facciamo riferimento a qualcosa che vale la pena perseguire e che è ben integrabile nel contesto di vita personale e professionale.

T: (Time-based) Tempificato (30 minuti di camminata veloce ogni giorno per 2 settimane di tempo). Affinché un obiettivo sia davvero S.M.A.R.T.  è necessario fissare delle scadenze e un tempo specifico per la sua realizzazione. Ricordati sempre di stabilire delle scadenze per il conseguimento dei tuoi obiettivi S.M.A.R.T. e, se l’obiettivo richiede diversi mesi per essere raggiunto, poniti dei traguardi intermedi.

 

Gestire il tempo – Passo all’azione!

 

Buona pratica di un passaggio all’azione è introdurre un insieme di sane abitudini per pianificare il tuo tempo, organizzarti in maniera efficace ed efficiente, delegare, proteggersi dalle distrazioni (ladri di tempo!)

Uno strumento molto utile è la Matrice di Eisenhower.

Cos’è la Matrice di Eisenhower?

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante

Dwight D. Eisenhower

 

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Eisenhower.

La Matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

È opportuno precisare innanzitutto che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita.

Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi

Imparare a gestirle con la consapevolezza della nostra scala di valori è quindi fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

Q1 – CRISI  

In questo quadrante troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza). Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza. Le conseguenze? Aumentano le probabilità di commettere errori, ed anche riuscendo a riconoscere eventuali errori commessi, non avresti il tempo per rimediare.

Se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, hai difficoltà a gestire il tempo. Sono gli impegni a gestire te

Q2 – QUALITA’

E’ il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca di nuove opportunità di business sono tutti esempi calzanti di attività incluse nel quadrante della Qualità, che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo ed a migliorare la qualità della tua vita. Avendo carattere strategico e a lungo termine, possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Ma se continui a rimandarne l’esecuzione, prima o poi rientreranno in Q1.

Q3 – INGANNO

Le attività urgenti, ma non importanti rientrano in Q3. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili (riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro…).

Impiegare il tuo tempo nelle attività del quadrante Q3 non farà che rubarti risorse ed energie per occuparti di ciò che ti riguarda e ti interessa davvero

Q4 – SPRECO

Questo quadrante comprende tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.

È quindi evidente che più occuperai il tuo tempo con le attività del quadrante Q2, meno sarai costretto a far fronte alle urgenze (Q1 e Q3). Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo (Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (Q1).

L’importante è tenere sempre presente che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata

Alla base della Matrice di Eisenhower deve esserci prima di tutto un elenco dettagliato dei tuoi impegni, ordinati in base alla priorità e individuando nel modo più accurato possibile le scadenze e le risorse a tua disposizione.

La Matrice di Eisenhower ti consentirà di aumentare la tua produttività, ridurre lo stress e disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni

 

Gestire il tempo – Persevero nei miei obiettivi e supero gli ostacoli!

 

La gestione del cambiamento esige che le nuove abitudini siano applicate con impegno e frequenza costante per un lasso di tempo sufficiente (in media 21 giorni) per farle diventare integrate, rituali quotidiani.

E’ quindi fondamentale perseverare e valutare quanto fatto e quanto rimane da fare, in un processo di aggiustamenti passo passo.

Prenditi il tempo di assaporare come le tue nuove abitudini migliorano la qualità della tua vita e come il giovamento che ne deriva ti serva da carburante e motivazione per perseguire nuovi obiettivi.

Attenzione alle 2 P – Perfezionismo e Procrastinazione

Perfezionismo e  Procrastinazione sono ostacoli spesso legati insieme.

La Procrastinazione ti porta a rimandare a domani ciò che potresti affrontare oggi. Agisce come un forte inibitore all’azione e può aumentare notevolmente il tuo livello di stress man mano che i compiti da affrontare si accumulano.

Il Perfezionismo può essere un grande ostacolo ad una buona gestione del tuo tempo. Si traduce in pensieri nocivi come “Se non riesco a farlo perfettamente meglio rimandarlo o non farlo” “Se un lavoro non è perfetto non vale niente”.

 

Il tempo ti stressa? Hai l’impressione di non avere mai tempo per te, per gli altri, per fare quello che ti sta a cuore, per vivere la tua vita pienamente? Hai spesso la sensazione di correre di essere costantemente sotto pressione? Ti senti sopraffatto dagli eventi e passivo perché non puoi controllarli? Fai tardi agli appuntamenti? Sei un campione nell’arte del rimandare a domani? Non riesci a dire NO e fatichi a delegare?

Non c’è un istante da perdere, agisci!

Valore al tempo è il workshop pratico e innovativo che ti darà la “chiave” per gestire al meglio il tuo tempo, i tuoi obiettivi e trasformare positivamente la tua vita personale e professionale

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